NOKIOS
Informasjon for representanter i NOKIOS programråd

Velkommen
Velkommen inn i programrådet som representant for din bedrift/organisasjon! Vi er veldig glad for å ha deg med på laget.

Som «rookie» i programrådet kan det være vanskelig å vite hva oppgaven innebærer og hvordan man skal forholde seg til all informasjon som sendes ut.  Derfor har vi laget denne informasjonssiden.

I tillegg til dette vil du få en fadder som kan hjelpe deg om du har spørsmål til smått og stort det første året du er med.

NOKIOS samarbeidspartnere
NOKIOS har per nå 25 samarbeidspartnere – 11 fra privat sektor og 14 fra offentlig sektor. Se https://www.nokios.no/partnere/

NTNU og Digitaliseringsdirektoratet er hovedarrangører.

Programrådet
Hver samarbeidspartner stiller med en representant i programrådet. NTNU er i en særstilling og stiller med en eller to representanter, samt en programleder og en prosjektleder.

Send inn bilde og bio
Vi vil gjerne presentere vårt programråd på https://www.nokios.no/programraad/
Når du har takket ja til å være representant, ber vi deg aller først om å sende oss bilde og kort bio til nettsiden.

Konferansens målgruppe
Deltakere på NOKIOS er ledere innen offentlig sektor; statlig, fylkeskommunalt, kommunalt og fra akademia. Fra privat sektor har vi leverandører og forskningsinstitusjoner.

Målgruppen ønsker tidsaktuelle og fremtidsrettede tema. Noe som er relevant – oppdatert – inspirerende.

Programforslag
 Årshjulet starter med at konferansen inviterer til innsending av programforslag i januar, i nyhetsbrev og i sosiale medier.

I februar, som en forberedelse til programworkshop, sender vi et skjema for innspill fra deg og din organisasjon på hva som bør være årets hovedtema, innhold i plenum, på sesjoner, på kurs og workshops.

Programworkshop
I mars samles programrådet til programworkshop. Workshopen går vanligvis over 3 dager fra lunsj til lunsj på en lokasjon i Norge. Her lages en programskisse for årets konferanse med hovedtema og det fordeles ansvar for de ulike programpostene. Det oppnevnes minimum 2 ansvarlige på hver programpost.

Programansvar
Det forventes at representantene tar ansvar for minimum 1 programpost i konferanseprogrammet. Vær imidlertid forsiktig med å påta deg ansvar for mer enn 2-3 programposter. Erfaringsmessig brukes det mye mer tid på planleggings- og progamarbeidet enn man innledningsvis kan forestille seg, og da kanskje spesielt når man arbeider med workshops.

Tittel og ingress – frist 1. juni
En tittel og ingress som trigger deltakernes interesse er viktig!

Dette er det du og din(e) medansvarlige som skal få på plass innen 1. juni.

Tittel og ingress blir stående på konferansens nettsider, den brukes i markedsføring av programposten i sosiale medier og også i påmeldingen til konferansen.

Derfor er det upraktisk og lite hensiktsmessig å forandre tittelen når vi kommer utpå høsten. Dette vil skape forvirring for de som allerede har meldt seg på og gi merarbeid til de som arbeider med nettsidene og påmeldingen.

Programarbeid
Arbeidsgrupper jobber videre med sine respektive deler av programmet utover våren, og på statusmøter i perioden mars-juni drøftes innspill og ideer til innhold og foredragsholdere. Her får man en pekepinn på om man har valgt riktig innhold i forhold til tematikk, innspill fra andre og får også tatt en sjekk på at vi ikke ender opp med flere programposter med veldig likt innhold.

Programmet skal være ferdig på nett til 15. juni. Etter dette åpnes det for påmelding til konferansen for deltakere og utstillere.

Format, oppbygging og innnhold
Sesjonene er på 1 time. Her kan man ha ulikt format, men ofte gir man plass til 2-3 innlegg. Det skal være faglig orientert med bidrag fra flere stemmer. Innholdet skal være praktisk rettet, gi nye ideer og stimulere til bedre utnyttelse av IKT i offentlig sektor. En bør være tydelig på hva deltakerne skal få ut av sesjonen og legge opp til å aktivisere deltakerne.

Vurder behovet for antall bidragsytere i forhold til tema og målet for programposten. Flere enn to bidragsytere krever ekstra god forberedelse for å unngå for mye enveiskommunikasjon.

Det er viktig å understreke at det kun er i leverandør-/utstillerseminar man kan drive innsalg av produkter.

Sett av tid til kommentarer, diskusjoner og spørsmål.

Format på kurs
Et kurs er på 2 timer og gir plass for å gå mer i dypden på et tema. Her kan man hente inn flere foredragsholdere, men NOKIOS dekker ikke gratis deltakelse for mer enn 2 foredragsholdere på konferansen.

Format på workshop
En workshop (idéverksted) har varighet på inntil 4 timer. Her deles deltakerne inn i grupper, de skal opp av stolen og aktivt delta for å gi en mer praktisk og inkluderende tilnærming til temaet. Her kan man hente inn flere foredragsholdere, men NOKIOS dekker ikke gratis deltakelse for mer enn 2 foredragsholdere på konferansen.

Format på plenum
Plenum er på 1 til 1,5 time, og ofte med en programleder som introduserer foredragsholderne og avslutter med spørsmål eller debatt. Men formatet kan variere. Oppbygging og innhold settes ut fra konferansens hovedtema. Egne arbeidsgrupper med programrådets medlemmer arbeider med innhold til konferansens tre plenum.

Finn riktig foredragsholder – frist 30. juni
 Sammen med din(e) medansvarlige skal du finne og invitere den beste foredragsholderen knyttet til tematikken. På vegne av NOKIOS programråd er det er du som følger opp foredragsholderen med relevant informasjon knyttet til konferansen frem til de introduseres, og takkes av på scenen under NOKIOS.

Det kan være lurt å invitere foredragsholdere til NOKIOS så tidlig som mulig! Dyktige foredragsholdere har ofte fullbooket kalender, så da gjelder det å være tidlig ute. Frist: 30. juni

Som konferansens samarbeidspartner er det viktig å huske at programinnhold ikke skal være salg/promotering av eget selskap. Vårt mål er å presentere de dyktigste bidragsyterne innenfor sitt felt/tema/område. Det bør være noen du selv kunne tenkt å høre et inspirasjonsforedrag fra. Dyktige formidlere gir konferansen et kvalitetsstempel, som gir positive ringvirkninger både for konferansens omdømme og for dens samarbeidspartnere.

Du følger opp foredragsholderne slik at de melder seg på konferansen, sender inn bilde og bio til nettsiden, signerer publiseringsavtale og sender inn en eventuell PowerPoint. Frist: 1. september

Som et ledd i markedsføring av konferansen kan det også lages artikler og videoer som foredragsholderne oppfordres til å stille opp på. Det er du som blir kanalen mellom foredragsholderen og NOKIOS markedsføringsteam.

Honorar, reise og oppholdsutgifter til foredragsholdere/bidragsytere:

  • Foredragsholdere/bidragsytere på NOKIOS bør få dekket reise og opphold av arbeidsgiver evt. andre.
  • Ingen honorering (noen få unntak for plenum)
  • Foredragsholdere/bidragsytere får konferansedeltakelse den dagen de bidrar, og deltakelse til kostpris på resten av konferansen (gjelder for inntil 3 foredragsholdere/bidragsytere per programpost)

Markedsføring
Fra august til oktober er det viktig å få synlighet rundt konferansen slik at vi får god deltakelse. Her er det essensielt at samarbeidspartnerne deltar aktivt med likes og deling av poster på sosiale medier, videresending av nyhetsbrev og formidling internt og i egne kundekanaler. Videoer og artikler til markedsføring leveres innen 1. august.

Møter med foredragsholdere
 Kall inn dine foredragsholdere til møte(r) i god tid før konferansen, slik at budskapet kan finpusses. Informer om hvilke muligheter som finnes i deltagerappen/digitalt for foredragsholderne i forkant – Livepolls, Q&A, Evaluering.
Kvalitetssikre at bidragsyter har forstått konferansens målgruppe, bestilling, presentasjonstid og opplegg. Be om å få se gjennom presentasjon før konferansen.

Meld inn utstyrsbehov i god tid før konferansen
Hvert rom vil ha en egen teknisk ansvarlig som dere kan kontakte dersom dere har noen spørsmål av teknisk art knyttet til presentasjonen/gjennomføringen av sesjonen.

Teknisk crew må få din bestilling av romoppsett og teknisk utstyr i god tid før konferansestart.

Kurs & workshops tirsdag:

  • Rom-oppsett må være bestilt 2 uker før start, ellers faktureres omrigg
  • Strøm – det er ingen strømpunkt i rommene, antall MÅ bestilles på kurs & workshops
  • Husk at egen PC må medbringes av foredragsholdere/fasilitatorer på kurs & workshops

Sesjoner:
Teknisk behov (ant. mikrofoner) må meldes inn slik at vi får bestilt ekstra dersom antallet går utover det som hotellet har.

Plenum:
Teknisk behov for plenum ordnes av prosjektleder.

Gjennomføring under konferansen
 Sett opp en kjøreplan for programposten slik at alle som skal på scenen og teknisk crew vet hva som skal skje. Sett av tid til kommentarer, diskusjoner og spørsmål.

Vær nøye med å holde tiden dere har fått tildelt. Programmet streames, og i det digitale rommet er tidsrammen absolutt og sesjonen avsluttes når tiden er ute.

Arbeidet i kurs/ws/sesjonene kan være som følger:

  1. Kort åpning (ved ansvarlige)
  2. Målsetting, opplegg og rammer (tid for spørsmål osv). Maks 5 minutter
  3. Presentasjon(er)
  4. Tid til spørsmål/svar, kommentarer og diskusjoner
  5. Oppsummering (ved ansvarlig) og gi gave til foredragholderne

Programrådets møter under NOKIOS
Programrådet møtes til et programrådsmøte og felles middag på mandag, kvelden før NOKIOS starter. På det sosiale arrangementet på tirsdag og på konferansemiddagen på onsdag kan det reserveres et eget bord til programrådet slik at dere sitter samlet.

Evaluering
 Rett etter at konferansen er ferdig på torsdag tar vi et kort evalueringsmøte slik at programrådet kan gi en umiddelbar tilbakemelding på hvordan konferansen ble gjennomført.

I desember møtes programrådet for evaluering og oppsummering av årets konferanse faglig og økonomisk. Vi legger en slagplan for hvor vi skal møtes til programworkshop neste år. Møtet avsluttes med en felles middag.